Woog & Associés est un cabinet d’avocats d’affaires engagé qui met à la disposition de ses clients la complémentarité et l’expertise de ses équipes. Situé dans le 8ᵉ arrondissement de Paris et composé d’environ vingt-cinq avocats, nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve polyvalent.e pour rejoindre notre équipe. Vous intégrerez un environnement stimulant, au cœur de dossiers variés, aux côtés de professionnels engagés.

Vous rejoindrez notre équipe d’assistantes, vous assurerez l’accueil physique et téléphonique ainsi que la coordination administrative et logistique en soutien des équipes du cabinet.

Chez Woog et Associés, nous aimons construire ensemble une relation basée sur la loyauté, le respect et la confiance. C’est dans ce cadre que nous vous proposerons un accompagnement et des formations en interne pour vous faire évoluer dans vos missions, vos savoir-faire et bien entendu à terme dans votre rémunération.

Vos missions principales, liste non exhaustive :
—
Accueil physique et téléphonique :

• Assurer l’accueil téléphonique et la prise de messages (filtrer, orienter et transférer les appels vers les bons interlocuteurs) ;
• Répondre aux premières demandes d’information ;
• Assurer l’accueil physique des clients, confrères, prestataires et visiteurs ;
• Veiller à la bonne tenue des espaces de réception ;
• Gérer l’agenda des salles de réunions ;
• Gestion du courrier et des coursiers ;
• Assurer l’envoi et le suivi de documents via DocuSign ou assimilé ;
• Garantir une image professionnelle, disponible et accueillante du cabinet.

—
Intendance et vie du cabinet :

• Répondre aux demandes diverses des équipes (fournitures, panne, besoin, …) ;
• Assurer un premier niveau de support technique et d’information ;
• Gérer et suivre les pannes et incidents techniques en lien avec les prestataires concernés ;
• Organiser et faciliter les visioconférences et conférences téléphoniques ;
• Organiser les moments de conviviamités ;
• Centraliser et optimiser les commandes de fournitures du cabinet.

—
Gestion administrative, facturation et suivi clients

• Publier les offres de stage, de recrutement ou autres annonces sur les supports concernés ;
• Assurer l’archivage et le désarchivage interne et externalisé ;

• Etablir les factures clients et en assurer le suivi ;
• Gérer la facturation classique ainsi que les plateformes spécifiques telles que Tymetrix et Chorus ;
• Effectuer les relances téléphoniques en cas d’impayés ;
• Suivre les règlements et les situations en attente.

—
Suivi administratif des dossiers : vous pourrez intervenir en support sur des fonctions de secrétariat général :

• Procéder à l’ouverture des dossiers ;
• Assurer leur mise à jour et leur suivi administratif ;
• Suivre certaines dates et échéances ;
• Préparer des projets d’e-mails ou de courriers à la demande des avocats ;
• Classer et archiver les documents ;
• Préparer certains documents administratifs ;
• Apporter un soutien ponctuel aux autres secrétaires et aux avocats selon les besoins.

Profil recherché

• BTS SAM ou équivalent
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels collaboratifs
• Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques
• Excellent relationnel alliant tact et professionnalisme en toute circonstance
• Rigueur, fiabilité et sens aigu des responsabilités
• Capacité à gérer les priorités et les délais
• Autonome et débrouillard·e dans la gestion des demandes du quotidien
• Discrétion, loyauté et respect absolu de la confidentialité
• Bon relationnel, polyvalence et esprit d’équipe

—
Deux questions avant de postuler :

• Est-ce que j’aime travailler dans une structure avec plusieurs missions et interlocuteurs ?
• Est-ce que j’aime apprendre de nouveaux processus et les appliquer ?

Nous vous proposons :

• Un environnement de travail professionnel et stimulant
• Une équipe collaborative
• Localisation centrale à Paris, facilement accessible en transport en commun (métro Madeleine, Concorde).
• Un CDI avec une rémunération évolutive selon profil et expérience entre 25 K€ et 27 K€
• Une mutuelle et la prise en charge de 50 % de vos titres de transport
• Ticket restaurant et chèques cadeaux, vacances...

Les candidatures seront traitées de manière confidentielle selon le process suivant :

• Entretien téléphonique
• Entretien en visioconférence (20 minutes)
• Test Trimoji
• Entretiens avec les associés du cabinet